1С:Бухгалтерия
Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии: как оформить
Когда нужен авансовый отчёт
Авансовый отчёт нужен, когда сотрудник отчитывается об израсходованных подотчётных деньгах. Статья относится к 1С:Бухгалтерии 3.0, полному интерфейсу и обычной форме с вкладками.
Перед заполнением подготовить:
- документы сотрудника;
- сведения о выданных деньгах;
- данные о расходах.
Как отразить выдачу денег под отчёт
Перед вводом проверить, не отражена ли выдача ранее.
| Способ выдачи | Документ |
|---|---|
| Наличными из кассы | «Выдача наличных» |
| На банковскую карту сотрудника | «Списание с расчетного счета» |
Для выдачи наличных выполнить следующие действия.
Открыть кассовые документы
Открыть Банк и касса Касса Кассовые документы.
Создать документ выдачи
Нажать «Выдача». Откроется документ «Выдача наличных».
Выбрать вид операции
В поле «Вид операции» выбрать «Выдача подотчетному лицу». Полный список видов открывается по ссылке «Показать все».
Указать получателя
В поле «Получатель» выбрать сотрудника.
Шаг 4 — получатель, шаг 5 — сумма Указать сумму
В поле «Сумма» указать выданную сумму.
Провести выдачу
Нажать «Провести».
Для перечисления на карту порядок получения банковских документов разобран в статье по загрузке выписки.
Как выбрать вкладки авансового отчёта
Сначала определить, что нужно отразить: само приобретение или расчёт за уже отражённую покупку.
| Задача | Вкладка |
|---|---|
| Отразить приобретённые ценности | «Товары» |
| Отразить расчёт с поставщиком за приобретённые ценности | «Оплата» |
| Отнести стоимость приобретённых услуг на затраты | «Прочее» |
Как оформить авансовый отчёт
Документ на вкладке «Авансы» зависит от способа выдачи денег.
| Способ получения денег | Документ на вкладке «Авансы» |
|---|---|
| Наличными | «Выдача наличных» |
| Переводом на карту | «Списание с расчетного счета» |
Открыть список отчётов
Открыть Банк и касса Касса Авансовые отчеты.
Начать новый отчёт
Нажать «Создать».
Выбрать вид отчёта
В меню выбрать «Авансовый отчет». Пункт «Авансовый отчет по командировке» открывает отдельную форму для командировок, здесь она не рассматривается.
Указать сотрудника
В поле «Подотчетное лицо» выбрать сотрудника.
Шаги 4–6: сотрудник, аванс и вкладки расходов Указать аванс
На вкладке «Авансы» в колонке «Документ аванса» указать документ, по которому сотрудник получил деньги. Строка добавляется кнопкой «Добавить».
Заполнить расходы и расчёты
Заполнить подходящие вкладки по таблице из предыдущего раздела, используя документы сотрудника.
Проверить заполненный отчёт
Сверить итоги внизу формы — «Выдано авансов», «Расходы», «Остаток» — с документами сотрудника.
Провести отчёт
Нажать «Провести».
Как проверить остаток по подотчётному лицу
Открыть ведомость
Открыть Отчеты Стандартные отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Задать параметры
В полях «Период» и «Счет» указать период проверки и счёт 71.01.
Для подотчётных сумм в поле «Счет» указать 71.01 Сформировать ведомость
Нажать «Сформировать».
Сопоставить остаток с документами
Проверить остаток сотрудника по документам выдачи денег и авансовому отчёту.
| Остаток на конец периода | Что означает |
|---|---|
| По дебету | Незакрытая подотчётная сумма |
| По кредиту | Перерасход сотрудника |
Если не получается оформить отчёт
Частые вопросы
Где найти авансовый отчёт в 1С 8.3?
В 1С:Бухгалтерии 3.0 открыть «Банк и касса» → «Касса» → «Авансовые отчеты».
Как сделать авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии?
В списке авансовых отчётов нажать «Создать» и выбрать «Авансовый отчет». Указать сотрудника и документ аванса, заполнить вкладки по содержанию операции. Затем провести документ.
Чем отличаются вкладки «Товары», «Оплата» и «Прочее»?
Для отражения приобретённых ценностей использовать «Товары». Для расчётов с поставщиком за приобретённые ценности использовать «Оплата». Стоимость приобретённых услуг отразить на вкладке «Прочее».
Как проверить остаток по авансовому отчёту?
Для расчётов в рублях сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01 за нужный период. Сопоставить остаток сотрудника с документами.