Отрицательные остатки в 1С:Бухгалтерии: как убрать и запретить

Статья для «1С:Бухгалтерии предприятия», редакция 3.0. Для изменения настройки нужен доступ к разделу «Администрирование».

Что означает отрицательный остаток

Минус означает, что к дате списания по учёту списали больше запасов, чем оприходовали.

Запасы учитываются на счетах:

• 10 «Материалы»;
• 41 «Товары»;
• 43 «Готовая продукция».

Проведение списания зависит от флажка «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

Проверить флажок в своей базе. Не рассчитывать на контроль по умолчанию.

Почему появляются минусы

• Документы поставщика пришли позже продажи. Товар продали или материалы отпустили в производство, а поступления в базе ещё нет.
• Списание датировано раньше поступления. Например, материал списали раньше, чем его купил подотчётный сотрудник.
• Не введены остатки. Такое бывает при начале учёта или несвоевременном переносе остатков из торговой программы.
• Документы меняли задним числом. После ввода или исправления поступления последующие списания нужно провести заново.
• Выбран не тот склад. При учёте по складам товар могли списать со склада, где его нет.
• Выбрана похожая номенклатура. Минус по ошибочной позиции может сопровождаться излишком по нужной.

Как найти отрицательные остатки

Основной отчёт

1. Открыть контроль остатков

   Открыть Склад → Отчеты → Контроль отрицательных остатков.

   

2. Указать период

   В поле «Период» выбрать период поиска ошибок.

   

3. Сформировать отчёт

   Нажать «Сформировать». Отчёт покажет минусы на счетах учёта запасов.

4. Найти документ с минусом

   Детализировать отчёт, чтобы увидеть документ, который привёл к минусу. Доступна детализация по:

   • документам;
   • складам;
   • номенклатуре.

Дополнительная проверка по ведомости

1. Открыть ведомость

   Открыть Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

2. Выбрать счёт

   Выбрать нужный счёт учёта запасов:

   • 10;
   • 41;

3. Открыть настройки

   Нажать «Показать настройки».

4. Включить количественные показатели

   Включить показ количества. Без него списания без остатка не видны, поскольку суммы в них нет.

5. Отобрать отрицательные остатки

   Использовать отбор по конечному остатку. Он оставит строки с минусом на конец периода.

Проверка дат

1. Проверить остаток на дату списания

   Сформировать Склад → Отчеты → Остатки товаров на дату документа, который дал минус.

Как исправить

Поступление не введено

Создать документ Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) по документу поставщика.

Даты не сходятся

1. Сравнить даты с первичными документами

   Сравнить даты поступления и списания в 1С с первичными документами.

2. Исправить ошибочную дату

   Исправить дату, которая расходится с первичным документом.

Не введены начальные остатки

1. Открыть помощник ввода остатков

   Открыть Главное → Начало работы → Помощник ввода остатков.

2. Ввести подтверждённые остатки

   Ввести остатки на последний день перед началом учёта. Если учёт начат с 1 января 2026 года, дата остатков — 31 декабря 2025 года.

Выбран не тот склад или товар

Исправить склад или номенклатуру в документе списания.

После исправлений

1. Перепровести исправленный документ

   Провести исправленный документ заново.

2. Перепровести последующие списания

   Провести заново документы списания, датированные после исправленного документа.

3. Проверить проводки списания

   Открыть проводки документа списания. Если запасов на его дату хватает, у строк появится сумма.

Как запретить списание без остатка

1. Открыть настройки проведения

   Открыть Администрирование → Настройки программы → Проведение документов.

2. Запретить списание без остатка

   Снять флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». Запрет действует, если в разделе «Расчеты выполняются» выбрано «При проведении документов»: при варианте «При закрытии месяца» программа остатки при проведении не контролирует.

   

Как проверить результат

• Отчёт по остаткам. За исправленный период в отчёте «Контроль отрицательных остатков» нет строк с минусом.
• Проводки списания. У каждой строки исправленного документа есть сумма, а не только количество.
• Количественные показатели. В ведомости по счетам учёта запасов нет отрицательного количества на конец периода.
• Запрет списания. При снятом флажке документ с отсутствующими запасами не проводится, программа показывает сообщение.

Закрытие месяца и экспресс-проверка

Перепроведение документов выполняется на нулевом этапе закрытия месяца. Минусы удобнее находить и исправлять до закрытия.

Экспресс-проверка ведения учёта анализирует состояние счетов бухгалтерского учёта перед отчётностью. Открыть её можно в Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка.

Для поиска минусов по номенклатуре и складам использовать отчёт «Контроль отрицательных остатков». Он предназначен для счетов учёта запасов.

Если минусы тянутся из прошлых лет, разобраться поможет специалист 1С: проверит учёт и покажет, где расходятся остатки.