Отрицательные остатки в 1С:УНФ: как запретить, разрешить и исправить

Инструкция для «1С:Управление нашей фирмой», редакция 3.0.

Когда это нужно

• Документ не проводится из-за нехватки товара, хотя товар на складе есть.
• Нужно временно разрешить продажу в минус, пока поступление не оформлено.
• Закрытие месяца сообщает об отрицательных остатках.

Как работает контроль остатков

1С:УНФ проверяет остатки при проведении документов, которые двигают товар. Например:

• «Расходная накладная»;
• «Приходная накладная»;
• «Заказ-наряд».

При нехватке товара программа показывает предупреждение и не проводит документ.

Остатки проверяются отдельно по организациям и складам. Для импортных товаров проверка учитывает номера ГТД, если этот контроль включён.

Ранее зарезервированный товар тоже учитывается. Товар может лежать на складе, но быть недоступным для новой продажи из-за резерва под другой заказ. При резервировании контроль работает и в «Заказе покупателя» по колонке «В резерв».

Контроль не даст отменить проведение приходной накладной, если после этого остаток уйдёт в минус. Например, когда товар из неё уже продан, а другого такого товара на складе нет.

Во втором случае на дату продажи появится отрицательный остаток.

Как запретить или разрешить отрицательные остатки

1. Открыть корректировку данных

   Перейти в Настройки → Администрирование → Корректировка данных.

2. Настроить контроль при проведении

   Установить или снять флажок «Контролировать остатки при проведении».

   

Отдельная настройка для розницы

1. Открыть настройки продаж

   Перейти в Настройки → Еще больше возможностей → Продажи.

2. Настроить контроль розничных продаж

   В группе «Розничные продажи» установить или снять флажок «Контролировать остатки». По умолчанию он включён.

   • Контроль действует при пробитии чеков.
   • Контроль действует при проведении документа «Отчет о розничных продажах».

   

1. Открыть исключения

   Перейти по ссылке «Исключения контроля остатков».

   

2. Задать исключения

   Указать склад и признак отбора товаров. Для отбора доступны:

   • номенклатура;
   • категория;
   • сегмент;
   • ценовая группа.

Как найти отрицательные остатки

Для поиска использовать отчёты «Отрицательные остатки товаров (< 0)» из Склад → Отчеты и «Анализ отрицательных остатков» с вкладки «Отчеты» формы Компания → Закрытие месяца.

1. Посмотреть остатки на складах

   Открыть отчёт через Склад → Отчеты → Остатки товаров на складах.

2. Найти документ, после которого появился минус

   В отчёте «Анализ отрицательных остатков» раскрыть остатки до документов движения.

   • Отчёт формируется за период.
   • Данные можно раскрыть по складам.
   • В отчёте видны месяцы и товары.

1. Настроить отчёт «Запасы»

   Вывести показатели в количестве и в сумме:

   • начальный остаток;
   • приход;
   • расход;
   • конечный остаток.

2. Проверить конечный остаток

   В колонке «Конечный остаток» не должно быть:

   • отрицательных значений;
   • сумм без количества;
   • количества без суммы.

Почему остаток ушёл в минус и как это исправить

Выбрать подходящую причину. После исправлений перепровести документы и закрыть месяцы заново.

Поступление не оформлено

Товар пришёл и продан, но поступления в базе нет.

1. Оформить поступление

   Создать «Приходную накладную» датой фактического поступления.

Поступление оформлено позже продажи

Расход и резерв товара не должны опережать его поступление.

1. Сравнить даты документов

   Сопоставить даты прихода и расхода по товару в отчёте.

2. Исправить ошибочную дату

   Указать правильную дату в документе, где допущена ошибка.

Товар списан не с того склада

Остатки учитываются отдельно по каждому складу и организации.

Не совпадают характеристики

При учёте по характеристикам остатки можно смотреть отдельно по каждой из них. Несовпадение характеристики в поступлении и продаже может объяснить нехватку.

Учёт расходится с фактом

1. Посчитать товар

   Использовать документ «Инвентаризация запасов».

2. Оформить расхождения

   На основании инвентаризации оформить нужные складские акты. Журнал актов находится в Склад → Складские акты.

   • «Оприходование запасов».
   • «Списание запасов».
   • «Пересортица запасов».

После исправлений: перепроведение и закрытие месяца

1. Открыть групповое перепроведение

   В Настройки → Администрирование → Корректировка данных открыть «Групповое перепроведение документов». Обработка помогает восстановить правильную последовательность проведения.

   

2. Задать период

   Указать период, начиная с месяца, в котором исправляли документы.

3. Выбрать организации

   Выбрать все организации или только нужные.

4. Перепровести документы

   Выполнить перепроведение за выбранный период. Программа покажет список проведённых документов и перечень ошибок.

5. Проверить ошибки

   Просмотреть перечень ошибок. Для документов с нехваткой товара вернуться к причинам из предыдущего раздела.

6. Закрыть месяцы заново

   Повторно выполнить закрытие после исправлений.

Как проверить результат

• Проверить отчёт «Запасы» за исправленный период. По нужному товару и складу в колонке «Конечный остаток» не должно быть отрицательных значений.
• Проверить отчёт «Анализ отрицательных остатков» за тот же период. По исправленному товару минусов быть не должно.
• Проверить закрытие месяца. Ошибок об отрицательных остатках быть не должно.
• Повторно провести документ, которому не хватало товара. Прежнее предупреждение не должно появиться.

Как минус влияет на себестоимость

При проведении документов запасы списываются по средней скользящей стоимости на дату документа. Для этого важна хронология. Если расход или резерв опередил поступление, себестоимость рассчитать не получится.

При закрытии месяца программа:

• пересчитывает себестоимость по способу списания из карточки товара;
• рассчитывает фактическую себестоимость;
• формирует финансовый результат.

К моменту закрытия отрицательных остатков быть не должно. Они могут исказить себестоимость продаж и финансовый результат.

Расчёт себестоимости и отчёты разобраны в отдельной статье.