Синхронизация 1С:УНФ с 1С:Бухгалтерией: настройка и проверка

Статья для «1С:Управление нашей фирмой» 3.0 и «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0, в том числе в облаке 1С:Фреш. Настраивать синхронизацию может пользователь с полными правами.

Зачем связывать УНФ и Бухгалтерию

Для ООО и ИП на общей системе мы рекомендуем вести бухгалтерский учёт и сдавать регламентированную отчётность в 1С:Бухгалтерии. Сотрудники продолжают работать в УНФ:

• оформлять продажи;
• вести закупки;
• учитывать складские операции;
• работать с деньгами.

Данные для бухучёта и отчётности периодически передаются в Бухгалтерию. Вводить их второй раз не нужно.

При этом две программы сложнее поддерживать. Для работы со связкой нужно:

• привлекать бухгалтера;
• часть операций вводить вручную;
• регулярно проверять обмен.

Как подготовить УНФ к работе, разобрано в статье о первичной настройке.

Что передаётся и в какую сторону

Основное направление обмена — из УНФ в Бухгалтерию. Программы используют EnterpriseData, универсальный формат 1С для синхронизации. После первого обмена передаются только изменения со времени прошлого сеанса.

В Бухгалтерию уходят, например, следующие данные.

Продажи и закупки

• «Расходная накладная»;
• «Приходная накладная»;
• «Акт выполненных работ»;
• «Корректировка реализации»;
• «Заказ-наряд»;
• счета-фактуры.

Розница

• «Отчет о розничных продажах»;
• приходные кассовые ордера на розничную выручку.

Деньги

• «Поступление на счет»;
• «Расход со счета»;
• документы эквайринга;
• «Выплата самозанятым».

Склад и производство

• Перемещения запасов.
• Требования-накладные по заказ-нарядам.
• Стоимость возвратных отходов из документа «Производство» при варианте учёта отходов «Учетный».

Справочники

• Контрагенты с историей наименования и КПП.
• Контактные лица.

Совместимость версий

Новые возможности обмена работают, только если формат поддерживают обе программы. Поэтому обновлять нужно обе.

Например, EnterpriseData 1.22 передаёт сведения для строки 5б счёта-фактуры.

Что решить до настройки

Где вводить операции

Определить, в какой программе вводится каждая операция. Документы банка и кассы передаются из УНФ в Бухгалтерию.

Как загружать выписку в УНФ, разобрано в отдельной статье.

Какие документы оставить в Бухгалтерии

Проверить, что уже введено за период после даты начала обмена. До первой загрузки решить, какие документы оставить, чтобы операции не задвоились.

Какие остатки нужны

1. Проверить остатки в Бухгалтерии

   Посмотреть, какие остатки уже есть на дату начала обмена.

2. Ввести недостающие остатки

   Дополнить остатки в Бухгалтерии.

3. Сверить остатки с УНФ

   Сравнить остатки двух программ на дату начала обмена.

С какой даты начинать обмен

Согласовать дату с бухгалтером. Удобно брать начало периода, с которого учёт ведётся в Бухгалтерии:

• месяца;
• квартала;
• года.

Как закрывать месяц в Бухгалтерии, разобрано в отдельной статье.

Как настроить синхронизацию

Подготовить программы

1. Обновить обе программы

   Установить актуальные версии УНФ и Бухгалтерии. Правила синхронизации рассчитаны на свежие релизы.

2. Открыть настройки в Бухгалтерии

   Перейти в Администрирование → Настройки программы → Синхронизация данных.

   

3. Включить синхронизацию в Бухгалтерии

   Установить флажок «Синхронизация данных».

4. Задать префикс Бухгалтерии

   Указать префикс в поле «Префикс этой информационной базы». Он добавляется к кодам справочников и номерам документов, помогает определить место создания объекта и избежать дублей.

   

5. Открыть настройки в УНФ

   Перейти в Настройки → Интеграции → Синхронизация данных.

   

6. Включить синхронизацию в УНФ

   Включить переключатель «Синхронизация данных».

7. Задать префикс УНФ

   Указать в поле «Префикс этой информационной базы» префикс, отличный от префикса Бухгалтерии.

   

Создать обмен

Обычно настройку начинают в УНФ.

1. Создать новую синхронизацию

   В форме «Настройки синхронизации данных» создать новую настройку.

2. Выбрать программу

   В списке программ выбрать 1С:Бухгалтерию предприятия.

3. Выбрать способ подключения

   Указать способ связи с Бухгалтерией.

Задать правила отправки из УНФ

1. Указать дату начала обмена

   В правилах отправки задать согласованную с бухгалтером дату.

2. Выбрать организации

   Указать организации, по которым нужен обмен.

3. Выбрать виды документов

   Указать виды документов для передачи в Бухгалтерию.

   В УНФ они сгруппированы по разделам, например:

   • «Продажи»;
   • «Работы»;
   • «Склад».

В правилах отправки также доступны настройки:

• переносить заказы как счета;
• исключить перемещения запасов между складами;
• выгружать всё на один склад.

Проверить сопоставление

При первой загрузке Бухгалтерия ищет соответствия между справочниками двух баз и показывает результат.

1. Проверить найденные соответствия

   Проверить результат сопоставления справочников.

   Особое внимание уделить:

   • организации;
   • контрагентам;
   • номенклатуре.

2. Исправить ошибки сопоставления

   Использовать кнопку «Сопоставить». Программа запомнит ручные сопоставления и будет применять их дальше.

3. Выполнить первую синхронизацию

   Завершить начальную выгрузку в помощнике.

Выбрать порядок запуска

Если программы работают в 1С:Фреш

1С:Фреш поддерживает обмен УНФ 3.0 с Бухгалтерией как внутри сервиса, так и с локальной базой.

Как проверить результат

1. Посмотреть предупреждения

   Открыть в Бухгалтерии «Предупреждения при синхронизации данных».

   Там видны:

   • непроведённые выгруженные документы;
   • незаполненные реквизиты;
   • конфликты данных;
   • данные, не принятые по дате запрета загрузки.

2. Найти переданные документы

   Найти в Бухгалтерии документы за период обмена. У документов из УНФ в номере стоит префикс базы УНФ.

3. Сверить итоги месяца

   Сравнить итоги двух программ.

   Проверить:

   • продажи;
   • закупки;
   • движение денег по банку;
   • движение денег по кассе.

4. Проверить реквизиты документов

   Проверить организацию и договор в нескольких пришедших документах.

Расхождения в итогах помогут найти документы, которые не пришли или пришли с ошибкой.

Если обмен идёт с ошибками

Разобраться с ошибками обмена поможет специалист 1С. При запуске УНФ связку с Бухгалтерией стоит обсудить на этапе внедрения.